东南大学成贤学院房屋、基础设施维修改造实施管理细则（暂行）
为规范我院房屋、基础设施维修改造工作，加强预算管理，提高工作效率和工程质量，保证项目实施取得良好的投入产出比，特制定此管理细则。
一、基本工作流程
房屋、基础设施维修改造工作应遵循下列工作流程：
立项——方案及预算确定——施工单位选择——施工组织管理——竣工验收——决算、审计——资料整理归档——费用支付。
维修改造工作应严格遵照流程循序进行，前道程序未做或未完成，不得进行下道工作程序。
二、具体工作内容和要求
（一）立项
房屋、基础设施维修改造立项工作由该设施使用单位牵头，项目实施单位配合共同完成。立项应提交书面立项报告。报告应包含项目理由、技术要求、时间要求、费用概算等主要内容，立项报告由使用单位编制并与项目实施单位会商。项目实施单位应就立项报告的技术先进性、费用合理性、实施可行性提出优化意见，供编制者修改调整。立项报告完成后由编制单位和实施单位共同签署，报业务分管副院长审查批准后报学院党政联席会通过预算立项。
立项工作原则上在每年预算编制时完成。
（二）方案及预算确定
房屋、基础设施维修改造工作的执行者和责任人为项目实施单位。立项报告批准后，项目实施单位应组织制定实施方案，并编制相应的费用预算。实施方案应有具体做法和技术要求，能用图纸表示的应画出图纸。实施方案和预算的编制应依据立项报告的内容和要求进行，遵循技术科学、实施方便、费用合理、准确的原则，编制时应征求使用单位及管理部门的意见。方案和预算编制完成报分管副院长审批，经审批的方案及预算作为实施依据，在实施过程中严格执行，未经履行手续并获批准，不得擅自变更。
（三）施工单位选择
符合招标规定的项目，必须通过招标选择施工队伍。
未达到招标规定的项目，应根据项目的性质、规模、技术要求，按照服从管理、水平适应、质量合格、信誉良好的原则合理选择施工队伍，并逐步建立准入制度。
未达到招标规定的项目，其施工单位的选择一律采用议标的方式。（实行准入制后，在准入队伍中议标。）
项目实施单位负责推荐议标入围单位，起草议标文件，报财务资产部审定，分管副院长批准后生效。
财务资产部负责组织议标工作，评标必须依据公开、公平、公正的原则进行。
（四）施工管理
施工的组织和管理由项目实施单位负责。
房屋、基础设施维修改造项目的施工管理工作实行项目负责制，项目的管理人选由项目实施单位根据项目的具体情况确定，本规定所述各工作程序中项目实施单位承担的工作内容均应由该项目的项目管理员负责完成。
项目负责制的实施细则另行制定。
项目的实施应按照“精细化”的要求精心组织，严格管理，确保项目安全、优质、经济、准时的完成。
项目施工应严格按照批准的方案进行，任何方案的变动和修改均应按照方案制定的相同程序办理变更批准手续。如发现不办手续，未经批准，随意变更实施方案的现象和行为，项目不验收，不付费，并追究相关人员的相应责任。
项目主要材料实行甲控乙购制度，即甲方对主要材料的档次、技术标准、品牌、价格、生产、供应厂商实行全面控制，采购工作由乙方具体完成。
甲控材料的品牌、生产供应厂商应根据项目的性质、规模、技术要求，按照档次适合、价格合理、服务到位、信誉良好的原则选择，并逐步建立准入制度。除另有要求外，一般甲控材料的品牌、生产供应厂商应在准入名单中选择。
甲控材料采用办理材料签证确认的方法进行。甲控材签证确认工作由项目实施单位牵头，招投标办公室配合共同完成，实施细则另行制定。
甲控材的档次、技术要求、品牌、生产供应厂商侯选名单由项目实施单位分管项目管理员提出，招投标办公室据此进行市场询价，经共同研究后提出确定意见，报分管副院长批准后办理书面签证确认手续，交施工单位采购。甲控材签证单应有项目实施单位、招投标办公室相关人员和分管副院长的签字方为有效。未办理签证手续的甲控材料不得使用。如发现违反上述规定的现象和行为除要求立即纠正外，还将追究相关人员的责任。
（五）项目验收
项目验收由项目实施单位组织，会同使用单位和相关部门共同进行。验收应依据立项报告、实施方案、合同、现行规范认真检查项目完成情况，确定是否达到技术、功能、质量等各项要求。验收结果由项目实施单位起草书面报告，所有参验单位共同签字确认后作为竣工决算的依据。未经验收，或验收不合格的项目不决算、不付款。
项目决算审计工作由项目实施单位、财务资产部共同完成。
项目实施单位应督促施工单位在竣工验收完成后一个月内提交竣工决算书，并汇总议标函、投标书、合同、技术方案、变更通知、各类签证等决算所需相关资料交财务资产部审计。
财务资产部应在接到项目实施单位送交的决算资料后二个月内完成审计工作。五万元以内的项目一般由财务资产部自审，五万元以上或复杂项目的审计由财务资产部报送签约单位外审。
审计工作应遵循公平、合理的原则，严格按照相关规定，认真核对基础资料，确保学院的利益不受损害，同时兼顾施工单位的合理权益。
审计时应对照检查项目合同价执行情况，发现决算超过合同价，应检查手续是否齐全、资料是否完整。审计结果应出具书面审计报告，作为费用支付依据。
（六）资料整理归档
资料整理归档工作由项目实施单位完成。归档资料应包括立项报告、技术方案、验收报告、决算审计报告及其它相关资料。归档资料应装订成册，妥善包装。
项目资料归档后由项目实施单位负责管理，两年后送档案馆归档。档案资料的管理应做到安全、长久、方便查阅、使用。
（七）费用支付
所有项目的支付均应按照财务相关规定，做到材料齐全，根据合法，手续完备。
项目实施各阶段的费用支付均由项目实施单位提出，并附合同报分管院长批准，财务资产部审核执行。
竣工结算的付款由项目实施单位提出，并附审计报告和资料归档证明报分管院长批准，财务资产部审核执行。